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Wer kennt das nicht: Objekt der Begierde online geshopped oder Dienstleistung in Anspruch genommen und dann verschwindet die Rechnung dafür versehentlich in den Tiefen des eigenen Schreibtisch-Chaos und es wird einfach vergessen zu bezahlen! Wenn auch nicht mit böser Absicht, solche Situationen bringen Freiberufler und Selbstständige in eine unangenehme Situation. Denn jetzt heißt es: Ran an die Tasten und Mahnung schreiben! Aber wie geht das richtig? Und wie lässt sich eine Zahlungseinforderung so verpacken, dass der Kunde nicht vergrault wird?

Zahltag: Wie ihr eure Kunden höflich zum Bezahlen auffordert!

Zahltag: Wie ihr eure Kunden höflich zum Bezahlen auffordert!

Mein heutiges Fundstück zeigt euch, wie ihr auf charmante und höfliche Art eine Mahnung schreiben könnt!

Jeder Euro zählt!

In seinem Artikel „Wie du eine Mahnung schreibst, ohne deine Kunden zu vergrätzen“ gibt Autor Dieter Petereit viele wertvolle Tipps, wie ihr eure Kunden zum Zahlen noch offener Rechnungsbeträge auffordert, ohne als böser Geldeintreiber dazustehen! Denn mal unter uns: So heikel das Thema auch sein mag und so gerne ihr eurem Beruf nachgeht, alleine von Leidenschaft am Business und einem zufriedenen Kunden lässt es sich nicht leben. Und deshalb sollten auch keine Rechnungen untergehen, nur um Auftraggebern & Co. nicht auf den Rechnungs-Schlips zu treten!

Keep calm and stay polite!

Der Autor hat seinen Mahnungs-Ratgeber in zwei Stufen eingeteilt. Denn während es früher Gang und Gäbe war, mehrere aufeinanderfolgende Mahnungen mit nicht allzu freundlicher Formulierung zu versenden, heißt es heute: Erstmal höflich erinnern, dann mit einer Mahnung deutlicher werden! Wie das in der Praxis genau aussieht, hat Petereit sehr übersichtlich aufgedröselt und anhand von vorformulierten Beispielsätzen dargestellt. Besonders praktisch: Theoretisch können die Sätze einfach abgewandelt und für die eigenen zukünftigen Mahnungen übernommen werden 🙂

Bevor ermahnt wird, wird erst erinnert!

Wer also in eine solche Situation gerät, kann sich erstmal an folgende Regeln halten:

  • Höflich bleiben
  • Nicht mit unangenehmen Folgen für den Kunden drohen
  • Keine Frist setzen
  • Rechnungskopie mitschicken
  • Darauf hinweisen, dass das Schreiben gegenstandslos ist, falls das Geld inzwischen überwiesen wurde

Schließlich ist es wahrscheinlich, dass der Kunde die Bezahlung ohne jegliche bösen Hintergedanken schlichtweg vergessen hat.

Und für die raffinierten Freiberufler unter euch hat Dieter Petereit noch einen besonderen Tipp: Wer auf Nummer sicher gehen und den Kunden mit einer solchen Erinnerungen auf gar keinen Fall vergraulen will, kann das Schreiben auch dazu nutzen, sich nochmal beim Kunden zu bedanken oder um Feedback zu bitten.

Aber wenn auch das nichts hilft und der Kunde untergetaucht zu sein scheint, geht es ans Eingemachte und eine Mahnung muss herhalten. Dann heißt es: Deutlicher werden und in jedem Fall eine Zahlungsfrist setzen! Auf was es noch ankommt und wie das in der Praxis aussehen kann, könnt ihr am besten selbst im Artikel nachlesen 🙂

Fazit: Der Autor bietet dem Leser in seinem Artikel viele verschiedene charmante Lösungen, um mit dem vergleichsweise unliebsamen Thema „Geld eintreiben“ umzugehen. Wer diese Tipps beherzigt, muss definitiv nicht mehr befürchten, seine Kunden zu vergraulen. Und um direkt optimalen einen Einstieg ins Mahnungsschreiben zu finden, kann auf die bereits ausformulierten Beispielssätze zurückgegriffen werden. Sehr praktisch!

Weitere interessante Artikel:

8 Antworten auf “Geld regiert die Welt? Mit der richtigen Mahnung gibt’s zumindest keine offenen Rechnungen mehr!”

  1. Leider muss ich als Unternehmer feststellen, das die Zahlungsmoral vieler Kunden immer häufiger zu wünschen übrig lässt. Selbstverständlich können Kunden Bezahlungen ohne bösen Hintergedanken vergessen. Leider entspricht dieser Fall aber nicht immer der Realität und so bleibt der Ärger letztendlich doch immer wieder an den Unternehmern hängen. Es ist teilweise enorm, welche Umsatzeinbußen ich mit meiner Firma durch die nicht-fristgerechte Zahlung meiner Geschäftspartner verzeichnen muss.

  2. Ralph Günther sagt:

    Hallo Marie,

    Vielen Dank für dein Feedback. Du hast natürlich recht, solche Probleme treten leider viel zu oft auf. Wir bei exali.de haben da einen Tipp für dich – Stichwort: Online Forderungsmanagement (OFM). Bei Fragen melde dich gerne bei uns!

    Liebe Grüße
    Ralph Günther

  3. Sandra Hansen sagt:

    Es ist schon richtig, dass bei vielen Kunden auch die Zahlungsmoral sehr zu wünschen übrig lässt. Ich sehe das aber genauso, dass man erst einmal freundlich erinnern sollte. Mit der Tür ins Haus fallen, das kann man danach ja immer noch 😉 Ich habe auch gute Erfahrung mit einem persönlichen Gespräch gemacht. Nach einer freundlichen Zahlungserinnerung würde ich immer erst persönlich an die Zahlung erinnern, bevor ich eine Mahnung versende. Dann fühlen sich die meisten Kunden doch eher angesprochen und zahlen erfahrungsgemäss schneller und unkomplizierter. Fakt ist: Inkasso kostet Zeit, Nerven und ist leider in vielen Fällen doch undankbar, aber notwendig…

  4. Hallo Sandra,
    vielen Dank für deinen Kommentar! Ich denke auch, dass man mit Höflichkeit am besten fährt und ein persönliches Gespräch mehr bringt, als eine Mahnung per Post.
    VG
    Ralph

  5. Christina H. sagt:

    Höflich soll man natürlich bleiben, aber Konsequenz ist dennoch gefordert. Es ist schon manchmal unverschämt, wie manche Kunden sich verhalten und welche Zahlungsmoral sie an den Tag legen. Ich glaube, viele vergessen zwischendurch, dass es um Existenzen geht. Kleine Betriebe können grosse Zahlungsausfälle oft nur schwer auffangen… Das sollten sich Kunden immer mal wieder vor Augen führen. Auch eine verspätete Zahlung führt zu Liquiditätsengpässen bei den Firmen… Sie müssen im Ernstfall den Engpass mit einem Kurzzeit-Kredit auffangen.. Das kostet unnötig …

  6. Peter sagt:

    Wichtig ist auch nochmal zu erwähnen, dass wirklich jeder Euro zählt. Denn oft verzichten Unternehmen auf die Eintreibung von Bagatellbeträgen, da der Aufwand nicht zum Nutzen steht. Diese Vorgehensweise ist aber falsch… Denn auch Kleinvieh macht bekanntlich Mist…

  7. Peter sagt:

    Ich habe die Erfahrung gemacht, dass man telefonisch mit den Kunden am besten auf einen gemeinsamen Nenner kommen kann. In den meisten Fällen ist es doch keine böse Absicht, dass Rechnungen nicht bezahlt werden. Natürlich gibt es auch schwarze Schafe, aber man sollte die Kundschaft nicht alle über einen Kamm scheren. Die meisten wollen doch zahlen und freuen sich über eine persönliche Erinnerung…;-)

  8. Hallo,
    vielen Dank für eure Kommentare! Es freut mich sehr, dass mein Blogbeitrag so rege kommentiert wird und ihr nützliche Tipps für mich und meine Leser parat habt 😉
    VG Ralph

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