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Ein Exchange-Server sorgt dafür, dass Benutzerkonten inklusive E-Mail-Postfächern zuverlässig und sicher verwaltet werden können. Dafür sollte er jedoch richtig eingerichtet bzw. konfiguriert sein. Genau das ging in diesem Fall jedoch nach hinten los: Wegen einer Fehlkonfiguration wurden lediglich Mails bei zweien von 25 Postfächern abgeholt und verteilt. Und so kamen Mails in einer Patentanwaltskanzlei nicht an, die prompt eine wichtige Frist versäumte. Ein teures Unterfangen, wie sich herausstellen sollte…

IT-Freelancer haftet für finanzielle Folgen aus der Fehlkonfiguration eines Exchange-Servers. IT-Versicherung schützt, als wichtiges Backup im Schadenfall.

Epic Fail: Wegen einer Server-Fehlkonfiguration kommen wichtige Mails nicht an – prompt verpasst der Kunde eine wichtige Frist. Mit teuren Folgen…

8.000 Euro Kosten wegen einer falschen Konfiguration: Ein „klassischer“ IT-Fehler aus der Schadenspraxis, den ich Euch nicht vorenthalten will. Dabei möchte ich auch ins Bewusstsein rücken, warum es so wichtig ist, den Versicherer so früh als möglich mit einzubeziehen – anstatt die Kosten durch unbedachte Zugeständnisse zu erhöhen.

Fehlgeschlagener E-Mail-Abruf: Patentanwaltskanzlei verpasst Frist

Neustrukturierung der kompletten IT: So lautete das Projekt, mit dem eine Kanzlei – unter anderem spezialisiert auf Patente – einen IT-Freelancer beauftragt hatte. Dafür richtete der IT-Experte drei neue Server ein und migrierte die alten Daten in die neuen Systeme.

Doch die Konfiguration des Exchange-Servers war fehlerhaft: Bei einer der beiden durch die Anwaltskanzlei genutzten Domain wurden E-Mails nur teilweise abgerufen und weitergeleitet. Genauer gesagt: Nur bei zweien von insgesamt 25 Postfächern kamen die Mails überhaupt an.

Wenn im Tagesgeschäft wichtige Mails nicht (rechtzeitig) dort ankommen, wo sie sollen, kann das tödlich sein. So auch in diesem Fall: Durch die Nichtzustellung verpasste die Kanzlei die Frist für eine Patentanmeldung.

Wiedereinsetzung Patentverfahren: Arbeitsaufwand in Höhe von 8.000 Euro

So wie Ihr als Dienstleister Eurem Auftraggeber gegenüber „Rechenschaft schuldet“, so ist auch eine Kanzlei verantwortlich gegenüber ihren Klienten. Und natürlich war die Kanzlei alles andere als begeistert davon, ihrer Mandantin mitteilen zu müssen, dass die Patentanmeldung nicht durchgeführt werden konnte.

Abgesehen von dieser unangenehmen Situation, hatte die Fehlkonfiguration auch finanzielle Folgen: Die Kanzlei machte sich daran, die Konsequenzen aus dem Fehler des IT-Experten wieder auszubügeln und bemühte sich um ein Wiedereinsetzungsverfahren der Patentanmeldung, was sie viele Stunden an Zeit kostete.

Ein Aufwand, den sie letztendlich dem IT-Freelancer in Rechnung stellte – mit insgesamt 8.000 Euro…

Backup für IT-Freelancer: Vermögensschäden absichern

Um den durch die Fehlkonfiguration entstandenen Schaden versicherungstechnisch einzuordnen: dabei handelt es sich um einen sogenannten Vermögensschaden.

Das bedeutet konkret: Durch die fehlerhafte Tätigkeit des IT-Freelancers ist einem Dritten (in diesem Fall dem Auftraggeber – der Kanzlei) ein finanzieller Nachteil bzw. Kapitalschaden entstanden, für den er in Haftung (man sagt auch: in Regress) genommen werden kann. Er muss also für die dem Kunden aus seinem Fehler entstandenen Kosten aufkommen.

Ein Risiko, das auf eine IT spezifische Vermögensschadenhaftpflicht (kurz IT Versicherung) abgewälzt werden kann. Dass der Versicherer allerdings „seine Arbeit machen kann“, ist an eine wichtige Prämisse gebunden. Und nein, damit will ich nicht auf Fallstricke und Hintertürchen in den Bedingungen mancher Anbieter heraus, wie ich sie in dem einen oder anderen Blog- Beitrag bereits aufgezeigt habe.

Nicht hinterm Berg halten: Im Schadenfall schnellstmöglich Kontakt aufnehmen

Diese Woche will ich für ein anderes Thema sensibilisieren: Wenn berufliche Fehler passieren, ist es wichtig, den Schadenfall so früh als möglich dem Makler bzw. der IT Versicherung zu melden.

Der Grund: Eigene Verzichtserklärungen, Zusagen, Anerkenntnisse oder Zugeständnisse (ohne dass der Versicherer involviert wurde), können nicht nur den Versicherungsschutz gefährden, sondern den Schaden auch unnötig verteuern.

Im vorliegenden Fall beispielweise hatte die Kanzlei dem IT-Freelancer vorgeschlagen, die Kosten für den Schaden von seinem noch ausstehenden Honorar abzuziehen. Was im ersten Moment recht logisch klingt, könnte sich als teurer Fehler herausstellen: Hätte er dem übereilt zugestimmt und bei der Schadenabwicklung durch den IT-Versicherer hätte sich im Nachhinein herausgestellt, dass die Kosten nicht in vollem Umfang gerechtfertigt sind bliebe der IT-Freelancer auf dieser Differenz sitzen.

Fazit: Eigene Verhandlungen, die nicht mit den Schadenspezialisten der IT-Haftpflichtversicherungabgesprochen sind, können „nach hinten“ losgehen. Im schlimmsten Fall würde dem IT-Versicherer dadurch die Möglichkeit genommen, die Schadenzahlung abzuwenden oder zu minimieren.

Eine Erfahrung, wie sie übrigens ein anderer IT-Dienstleister machen musste, dessen eigene Verhandlungen dafür sorgten, dass die ursprünglichen Kosten am Ende auf das Doppelte anstiegen.

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