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Nichts ist für einen Unternehmer ärgerlicher als ein Kunde, der nicht zahlt. Seinem Geld hinterherzurennen ist nicht nur mühsam und kostet Nerven, sondern bringt bei zu vielen „Zahlungsverweigerern“ schnell das Business in Gefahr. Bei uns bei exali.de ist deshalb eine Mitarbeiterin speziell beauftragt sich um den Bereich Forderungsmanagement zu kümmern. Das bedeutet, ich kenne das Problem, dass manche Kunden ihrer Zahlungsverpflichtung nicht nachkommen…

Was tun, wenn die Uhr tickt und der Kunde nicht zahlt?

Was tun, wenn die Uhr tickt und der Kunde nicht zahlt?

…deshalb habe ich heute ein paar Tipps zusammengestellt, wie ihr Zahlungsausfälle von vornherein vermeidet und doch noch an euer Geld kommt, wenn der Kunde nicht zahlt.

Tipp 1: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser – die Bonitätsprüfung

Um Kunden, die später womöglich nicht zahlen können oder wollen, von vornherein auszusieben, ist eine Bonitätsprüfung eine gute Möglichkeit. Und zwar bevor das Geschäft abgeschlossen wird. Wer kein Geld für professionelle Wirtschaftsauskunfteien ausgeben will, kann selbst auch einiges unternehmen, zum Beispiel:

  • einen Blick in das Portal über Insolvenzverfahren werfen
  • eine SCHUFA-Auskunft einholen
  • eine Auskunft über das elektronische Schuldnerverzeichnis beantragen (Kosten: 4,50 Euro)
  • bei der IHK oder anderen Kammern eine Auskunft über den Kunden einholen
  • bei großen Zweifeln Neukunden um eine Bankauskunft, aktuelle Geschäftsberichte und Jahresabschlüsse bitten

Wenn es sich um einen sehr großen Auftrag handelt und ihr von einem hohen Rechnungsbetrag ausgeht, ist es sinnvoll, vorab doch in eine professionelle Bonitätsprüfung zu investieren.

Tipp 2: Vertrag richtig gestalten – Risiko minimieren

Schon wenn ihr den Vertrag mit dem Kunden aufsetzt, könnt ihr das Risiko verringern, dass es später Probleme bei der Bezahlung gibt. Dazu gehört auf jeden Fall, Zahlungskonditionen, Preise und den Lieferungs-/Leistungsumfang so genau wie möglich zu definieren, um sich spätere Diskussionen zu ersparen. Besonders wichtig ist es, die Fälligkeit der Zahlung festzulegen, zum Beispiel ein fixes Datum oder eine Zahlungsfrist (beispielsweise 10 Tage nach Rechnungserhalt).

Extra-Tipp: Bei hohen Summen könnt ihr auch Sicherheiten, Teilzahlungen oder Anzahlungen vereinbaren.

Tipp 3: Forderungsmanagement – Rechnungsstellung & Co.

Ist der Auftrag erledigt, müsst ihr dafür sorgen, dass der Kunde auch weiß, welchen Betrag er bis wann an euch überweisen muss. Wer keinen Überblick über seine offenen Rechnungen und Fälligkeiten hat, darf sich nicht wundern, wenn Kunden das „ausnutzen“ und erstmal abwarten. Deshalb setzt auf ein gut organisiertes Forderungsmanagement! Dessen Aufgaben sind

  • korrekte und zeitnahe Rechnungsstellung
  • Verwaltung der Kundendaten (Adressen, Bankverbindungen, Einzugsermächtigungen)
  • Kontrolle und Verwaltung der offenen Forderungen, Überwachung der Fälligkeiten
  • Dokumentation des Zahlungsverhaltens der Kunden (daraus könnt ihr dann Rückschlüsse für zukünftige Geschäftsbeziehungen ziehen)

Tipp 4: Mahnen – aber im richtigen Ton

Wenn ihr feststellt, dass der Fälligkeitstermin verstrichen ist und der Kunde noch nicht gezahlt hat, solltet ihr natürlich nicht gleich mit dem Gerichtsvollzieher vor seiner Tür stehen 😉 Erst einmal ist Feingefühl gefragt. Wenn ihr die Zeit dafür habt, könnt ihr zuerst beim Kunden anrufen und nachfragen, ob er die Rechnung erhalten hat und ob er noch Fragen hat. So wird der Kunde freundlich an die Zahlung erinnert, ohne dass er gleich eine Mahnung bekommt.

Zahlt der Kunde dann immer noch nicht, schickt ihm eine freundliche Zahlungserinnerung (zeitlicher Richtwert: circa 5 – 10 Tage nach Fälligkeit). Der Ton sollte höflich aber bestimmt sein. Wichtig ist eine klare Frist, bis wann ihr die Zahlung erwartet.

Habt ihr auch nach der freundlichen Erinnerung noch kein Geld auf dem Konto, dann könnt ihr deutlicher werden und eine „richtige“ Mahnung verschicken (ebenfalls circa 5 – 10 Tage nach Ablauf der letzten Zahlungsfrist). Das Schreiben sollte den Betreff „Mahnung“ enthalten. Natürlich solltet ihr immer noch höflich bleiben, könnt aber sehr bestimmt eure Rechnung anmahnen, Konsequenzen androhen (rechtliche Schritte) und Mahngebühren verlangen.

Hinweis: Viele Unternehmer fragen sich, wie viele Mahnungen sie schicken müssen, bis sie rechtliche Schritte einleiten dürfen. Die Antwort lautet: Keine! Zumindest nicht, wenn bereits die Rechnung eine Zahlungsfrist enthält (und das tut sie ja in der Regel und sollte sie auch, siehe Tipp 2). Wichtig ist nur, dass sich der Kunde in Verzug befindet. Und das ist er, wenn er das Zahlungsziel überschreitet.

Tipp 5: Wenn alles nichts hilft – rechtliche Schritte

Helfen die Mahnungen nicht weiter, bleibt euch nichts anderes übrig, als rechtliche Schritte einzuleiten. Der erste Schritt dabei ist es, einen gerichtlichen Mahnbescheid zu beantragen (online unter online-mahnantrag.de möglich). Die Kosten für den Mahnbescheid orientieren sich an der Höhe eurer Forderung, die Mindestgebühr beträgt 32 Euro (hier geht’s zum Kostenrechner für das Mahnverfahren). Der Mahnbescheid wird dem Schuldner dann vom Gericht zugestellt und er hat zwei Wochen Zeit, um Widerspruch einzulegen. Tut er das nicht, könnt ihr einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Damit habt ihr dann einen sogenannten „Titel“, um die Zwangsvollstreckung gegen den Schuldner einzuleiten. Legt dieser aber Widerspruch ein, geht die ganze Angelegenheit vor Gericht.

Alternativ könnt ihr auch ein Inkassounternehmen beauftragen. Dieses treibt entweder die Forderung in eurem Auftrag ein oder „kauft“ euch die Forderung ab. Bevor ihr ein Inkassounternehmen beauftragt, solltet ihr auf jeden Fall überprüfen, ob es seriös ist. Hier gibt es mehr Infos zum Inkassoverfahren und dazu, wie ihr ein seriöses Inkassobüro findet.

Ich hoffe, meine Tipps helfen euch weiter, wenn ihr doch mal an Kunden geratet, die es mit der Zahlungsmoral nicht so genau nehmen. Ich drücke euch auf jeden Fall die Daumen, dass ihr zumindest Tipp 5 nie brauchen werdet 🙂

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